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能帮助你提升效率的“时间块管理法”

能帮助你提升效率的“时间块管理法”


时间对每个人都是公平的,每个人每天都是24小时。

不会因为你是美国总统就给你多0.5小时,也不会因为你是乞丐就给你少0.5小时。


但是我们却发现,能够高效利用时间的人取得更大成就的可能性会更高。

同时,越来越多的案例说明,业余/课余时间的利用效率对这个可能性的影响非常大。


问题来了,如何提升效率?如何更合理更有效的使用时间?

能帮助你提升效率的“时间块管理法”



今天,我想要介绍一个我自创的方法——时间块管理法


曾经我处于一种很焦虑的状态。

每天都觉得时间不够用,To Do List始终堆满了各种高优先级的任务。

我利用一切可利用的碎片时间。

结果是,我越来越焦虑,效率越来越低。


后来,我研究了大家耳熟能详的“番茄时钟”、“GTD”、“时间管理四象限”、“34枚金币法”……

各种你能想到的,叫得上来名字或者叫不上来名字的时间管理的工具和方法。

在不断的尝试和改进中,我自创了这种“时间块管理法”。


利用非碎片的时间会让我的时间利用更加有效率,要知道你想要有一定的成果,单纯的碎片化时间效果是很不好的。



“时间块管理法”更加适合我们这样的朝九晚五的上班族,我已经实践了两三年了,感觉还是挺不错的。

能帮助你提升效率的“时间块管理法”

“时间块管理法”的1+4个步骤:观察+PDCA循环


1

观察 Observe


作为月光族,当我们想要攒钱的时候,一个最常开始的步骤是“记账”。

“记账”能让我们发现自己的钱花到哪里去了。

同理,当我们想要更有效率的利用时间的时候,第一步也是“记账”,观察我们的时间花到哪里去了。

不用记录太长时间,对于我们这样时间规律的上班族来说,记录1~2周就基本上很能说明问题了。


世面上有很多的工具可以帮助我们达成记录的目的。

我比较常用的是Toggl,它可以帮助我在记录任务的同时进行任务分类,后期还拥有统计的功能:每天、每周我在每类任务上的花费是多少。

当然,手机APP市场中有更多其他的选择。

如果你不喜欢用APP进行记录,还可以使用Excel,同样可以达到目的。


等过了1~2周,你在分析自己时间花费时可能会惊讶的发现,自己每天起床到出门上班会花费将近2个小时,而这2个小时你其实只做了洗漱这一件事情。


只有这样,你才会意识到自己可能在清晨花费了一些本可以节省的时间。

其实,只用0.5小时你就可以完成洗漱,只是在关闭手机闹铃后,你花了将近1小时的时间“随手”刷了一下微信和头条。


在“观察”这个步骤的执行过程中,有三个关键点:

合适的分类

我在实践这个步骤的时候,如何分类倒是成为了我之前没有想到的“拦路虎”。

分的太细,让我在记录的时候十分的疲惫。

分的太粗,让我发现很多信息无从分析。

合适的粒度取决于你分析时间花费的目的。


一开始,你只是想找出自己时间花费的区间,那么可以进行一些大分类:阅读、运动、工作、休闲。

后来,你想对一些内容进行进一步的分析,比如你想知道自己在工作这个大时间段中,无意义的开会和撕逼用了多少时间,那么你可以把工作这个分类进行细化。


找出时间花费点

不要迷失在“观察”这个过程中。

你要时刻清醒:我是想找出我的时间都花到哪里去了

看看是否有可能把一些零散的时间做合并,创造出一些时间块。


比如我早上起床到出门上班有90分钟的时间,而其实我的真实花费是洗漱用了10分钟,找衣服用了30分钟,刷朋友圈用了50分钟。

那么我是不是可以想办法把整个起床过程缩减到30~40分钟呢?

肯定可以的。

那么我就可以优化出一个50~60分钟的时间块了。


找出时间块


为了给下一个步骤准备一些输入,你需要找出自己的时间块划分方式。

你可以在哪些时间段中挤出大于等于半个小时的时间块?

正如我之前说的,我们需要的是时间块,而不是5分钟、10分钟的碎片。


2

计划Plan


基于划分出来的时间块,我们可以对每个时间块进行计划。

这是我的时间块划分,供大家进行参考。

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在计划阶段有两个关键点:

制定备用计划


这个关键点很关键。

如果没有备用计划,你可以会被一些“意外”搞得措手不及。

比如,我计划早上起床出门跑步30分钟。

可是如果下雨,怎么办?

这个时候如果你没有备用计划,可能的结果是“哦,竟然下雨了!那我再睡会儿吧!”


对于备用计划的制定,根据你自己的情况和喜好来。

比如我在不运动的日子里会刷MOOC或者看书,你可以选择改成KEEP或者准备丰盛的早餐。


关注“重要不紧急”的任务


我们都很熟悉“时间管理四象限”,以至于大家都会关注“重要紧急”的任务。

而你是否发现自己像个救火员,每天忙碌于各种“重要紧急”的任务。

其实,你留心观察会发现很多“重要紧急”的任务都是由“重要不紧急”的任务演变来的。


我经常会接到类似这样的任务“一个月的时间完成原型设计”,“三周的时间写完User Guide”。

就好像我们用半年的时间写毕业论文,用一个暑假的时间写《过好暑假》,都是在最后的那几个星期、那几天产出最大。

就是因为我们把“重要不紧急”硬生生的给拖成了“重要紧急”。


对“重要不紧急”任务的计划要格外用心,需要进行分解和策划。

每周、每天分别要对这样的任务进行那么子任务的执行,这样去计划,会让你更加从容的应对。


3

执行Do


计划完成后,我们就根据计划进行执行了。

在执行的过程中,一定要进行记录

不仅仅是记录执行与否,还需要再必要的时候进行调整,并且记录调整的原因和遇到的问题。

执行的记录为后面的“检查”和“调整”提供很多的参考。


我个人比较偏好手写的手账。

当然现在有很多的APP可以支持你进行计划执行的记录。

你用Toggl或者Excel进行计划执行的记录也可以。

什么顺手用什么,但是一定要记录。


4

检查Check


执行一段时间后,要进行检查和反思。

主要是关注自己哪些计划达成了,哪些没有达成。

达成和没有达成的内因和外因分别是什么。


这里有个需要注意的点是检查的频率

有人喜欢每天检查,如果你也喜欢每天回顾,我推荐你使用“晨间日记”。

有的人喜欢每个星期检查。

我个人比较喜欢每个人回顾、检查,所以你会看到我的公众号会有“月结月策”系列。

这是我每个月进行本月的总结和回顾,并且进行下个月的调整和策划。


为什么选择每个月,而不是每天或者每周?

因为我尝试过每天和每周,发现会占用我太多的精力和时间,做不到“晨间日记”发起者的每天仅仅花5~10分钟的倡议。


所以,你在实践的过程中,可以逐一尝试,找到最适合自己的方式。

5

改进Act


在分析和检查结束后,我们可以进行一些调整。

这些调整我建议是一些微调,特别是你的检查回顾期是每天或每周。

在改进的部分,我很喜欢“不断试错”。

你不试试怎么知道成不成呢?

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比如,你发现自己在上下班路上完全没有办法看书,那么可以尝试听听樊登或者冬吴。

比如,你发现自己每天必须午休,那么去掉午休这个时间块也没有什么不好的。

我最近厌跑,于是我现在每天早上不跑步了,而改成看书和MOOC。

等哪天自己又想跑了再去跑。


能帮助你提升效率的“时间块管理法”



没错,我们是要走出自己的舒适圈,是要不断的Push自己。

但是,我还是比较提倡潜移默化的方式,逐渐扩大你的舒适圈。


人生是要留白的,不要太过于焦虑,勇于试错,循序渐进,你将会收获属于你自己的成功。

这个“时间块管理法”实践起来并不困难。


希望大家能够行动起来,如果在实践的过程中有遇到任何的问题,也可以和我联系进行讨论。




小婧是一名行走在实践路上的资深业务分析师(BA),如果想与我同行,就请关注我吧!

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0 条回复 A 作者 M 管理员
    所有的伟大,都源于一个勇敢的开始!
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