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BABOK Guide3.0(6.1)Analyze Current State

BABOK Guide3.0(6.1)Analyze Current State


Purpose


The purpose of Analyze Current State is to understand the reasons why an enterprise needs to change some aspect of how it operates and what would be directly or indirectly affected by the change.


这里要特别注意的是,我们的目的是要分析现状。

重点在于分析。

很多时候可能我们就止步于了解现状,甚至于说连现状都只知道表象。

我们需要分析,这才是BA应该做的事情,也是BA的价值所在。


Description


Business analysts examine the current state in the context of the business need to understand what may influence proposed changes, and what will be affected by them.


所有分析工作的起点在于去寻找Change的原因。

为什么?

因为很多问题是掩盖在层层表象之下的。

而这些问题有可能客户自己都不清楚,这也是为什么客户总也说不清自己想要什么。

只有充分了解了现状,才能找出真正的问题,找出业务痛点。

找痛点,是真的让客户痛了,而不是隔靴搔痒。


Inputs


Elicitation Results


used to define and understand the current state.



Needs


the problem or opportunity faced by an enterprise or organization often launches business analysis work to better understand these needs.


这两个作为现状分析的输入,很容易理解。



Elements


Business Needs


商业需求其实是一种高层级的需求,甚至会对企业的经营产生严重的影响。


而商业需求可以有不同的定义方式:

• 自顶向下:明确需要达到的战略目标,比如提升客户满意度。

• 自下而上:从现象、流程等发现并总结商业需求。

• 来自中间层级:管理上的需要,比如决策支持等。

• 来自外部的驱动:外部客户的需求或者竞争对手的行动。


定义商业需求的目的在于保证方向。

在对现状进行分析后,得出的商业需求可以作为检验解决方案效果的依据。


所以在后面的需求分析以及解决方案设计、评估时,需要把商业需求翻出来,看看之前现状分析的问题是否有得到解决,解决效果如何。


在这个过程中,BA需要考虑的因素包括:

• adverse impacts the problem is causing within the organization and quantify those impacts (for example, potential lost revenue, inefficiencies,

dissatisfied customers, low employee morale),

• expected benefits from any potential solution (for example, increased revenue, reduced costs, increased market share)

• how quickly the problem could potentially be resolved or the opportunity could be taken, and the cost of doing nothing

• the underlying source of the problem



Organizational Structure and Culture


Organizational structure defines the formal relationships between people working in the enterprise.


我觉得这点很重要,特别是不同性质不同风格的公司,其工作方式以及管理方式不同。

你不能把一套解决方案生搬硬套到另一个公司。

尽管他们的商业需求都是提升客户满意度。


那么BA应该如何对企业文化及风格进行分析呢?

这些分析哪些是对商业需求有建树的?



BABOK Guide3.0中给出了一些建议:

• identify if cultural changes are required to better achieve the goals

• identify whether stakeholders understand the rationale for the current state of the enterprise and the value delivered by it

• ascertain whether the stakeholders view the current state as satisfactory or if change is needed.



Capabilities and Processes



在进行现状分析的时候,我们可以从两个角度进行分析:能力和流程。

每个企业有自己独特的能力和流程。

这两个方面是提升企业绩效的因素。

BA在进行分析时,需要对这两个方面都进行分析。

只是可能会根据客户的情况有所侧重。


• capability-centric

客户想要提升的主要是一些能力,比如客户反馈响应等等。

这些能力可能和竞争对手有一定的差距,那么差距是什么,在哪里,这些都是BA需要进行分析的。


• process-centric

客户主要想要优化流程,比如项目申报流程等等。

一般情况下我们需要去查阅是否有响应的企业级程序文件对流程进行了规定,再通过访谈等方式了解现状。

接着再进行具体的分析,找出到底是哪个环节容易造成“浪费”。



Technology and Infrastructure


我们需要分析的内容还包括目前正在使用的一些软硬件。

这里的软硬件是广义的。


软件不只是计算机软件,还包括人、流程等等。

硬件不只是网络、服务器,还包括各种基础设施和固定资产等等。

Policies


了解企业的政策和方针,对于后面定义范围非常有用。

不仅要了解,还要进行分析。

存在即合理,为什么是这样规定的,肯定当初是为了解决什么问题的。

别回头咱的解决方案一上,之前的问题又出现了。



Business Architecture


The existing business architecture typically meets an assortment of business and stakeholder needs. If those needs are not recognized or do not continue to be met by a proposed transition or future state, changes are likely to result in a loss of value.


记得以前做过一个项目,项目经理想当然的认为去掉流程中的某些步骤可以提升效率。

结果导致了大量垃圾数据和无用信息,甚至影响到了报表的结果。

就是因为他去除了一个关键的业务质量把控审批节点。

他以为用户之前在这边设置一个检查点只是为了找存在感。

Internal Assets


Resources can be tangible or intangible, such as financial resources, patents, reputation, and brand names.


这里需要特别注意的是无形的资产,包括声誉、品牌等等。



External Influencers


可能的外部影响包括:

• Industry Structure产业结构

• Competitors竞争对手

• Customers客户

• Suppliers供应商

• Political and Regulatory Environment政策法规环境

• Technology技术环境

• Macroeconomic Factors宏观经济因素



Guidelines and Tools


• Business Analysis Approach

• Enterprise Limitation

• Organizational Strateg

• Solution Limitation

• Solution Performance Goals

• Solution Performance Measures

• Stakeholder Analysis Results



Techniques


这个Task用到的Technique还是挺多的,包括了一些“高级”的分析:SWOT分析、市场分析、根因分析、KPI……

• Benchmarking and Market Analysis

• Business Capability Analysis

• Business Model Canvas

• Business Cases

• Concept Modelling

• Data Mining

• Document Analysis

• Financial Analysis

• Focus Groups

• Functional Decomposition

• Interviews

• Item Tracking

• Lessons Learned

• Metrics and Key Performance Indicators (KPIs)

• Mind Mapping

• Observation

• Organizational Modelling

• Process Analysis

• Process Modelling

• Risk Analysis and Management

• Root Cause Analysis

• Scope Modelling

• Survey or Questionnaire

• SWOT Analysis

• Vendor Assessment

• Workshops



Stakeholders


关于干系人我觉得可以分成几组:用户客户和外部供应商、SME和政策制定者、项目团队内部成员、出资人

• Custome

• Domain Subject Matter Expert

• End User

• Implementation Subject Matter Expert

• Operational Support

• Project Manager

• Regulator

• Sponsor

• Supplier

• Tester



Outputs


Current State Description


the context of the enterprise’s scope, capabilities, resources, performance, culture, dependencies, infrastructure, external influences, and significant relationships between these elements.

我们后面要进行AS-IS和TO-BE的差异分析,所以需要对现状进行比较详细的描述。

这个对于未来进行解决方案评估等任务非常重要。

具体描述的时候可以从上面的几个Elements进行裁剪后描述。



Business Requirements


the problem, opportunity, or constraint which is defined based on an understanding of the current state.

注意这里给出的是商业需求,主要是一个粗略的用户的期望和分析出来的结果。


写在最后:

大部分人做现状分析,我感觉可能就是分析下现在的流程,做做访谈就结束了。

高级一点的会研究下竞争对手。

说实在的,我也是这样做的。

但是,看到BABOK Guide3.0 林林总总的列了这么多的Elements,我是有点被惊到了。


革命尚未成功,同志仍需努力!




小婧是一名行走在实践路上的资深业务分析师(BA),如果想与我同行,就请关注我吧!

BABOK Guide3.0(6.1)Analyze Current State





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0 条回复 A 作者 M 管理员
    所有的伟大,都源于一个勇敢的开始!
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