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BABOK Guide3.0(3.4)Plan Business Analysis Information Management

BABOK Guide3.0(3.4)Plan Business Analysis Information Management


Purpose


The purpose of Plan Business Analysis Information Management is to develop an approach for how business analysis information will be stored and accessed.


对于BA来说,接触的最多的就是各类信息。

如何对各类信息进行收集、记录、整理、保存、获取等,在Plan Business Analysis Information Management中可以进行规划。


Description


Information management helps ensure that business analysis information is organized in a functional and useful manner, is easily accessible to appropriate personnel, and is stored for the necessary length of time.


这个任务主要就是让业务分析相关的信息有调理的组织在一起,方便长期的获取。


我们BA通常会收集的信息种类很多。

竞争对手信息、竞品信息、市场信息、客户反馈、需求、业务知识、标准规范……


对于这些信息你都是怎么存放的呢?

一个BA的电脑文件夹和桌面应该是整洁的,被按照一定的规律划分的。

这样主要是为了方便进行文件的查找,也就是信息的查找。


而作为组织级别来说,一个产品、一个项目的相关信息会更多。

一个有序的文件组织方式,对于团队里的成员,不仅仅是BA,都是很有意义的。


Inputs


• Business Analysis Approach

• Governance Approach

• Stakeholder Engagement Approach


Elements


Organization of Business Analysis Information


Business analysts are responsible for organizing business analysis information in a manner that allows for efficient access and use. Information must be well structured to ensure it is not difficult to locate, conflicts with other information, or is needlessly duplicated.


在业务信息的组织上,要注意不能有歧义很难找到,不能和其他信息冲突,不容易丢失。

其实这里面对于信息的分类方法算是比较高的要求了,虽然是基本的简单要求。


一般来说,组织的方式可以考虑以下因素:

信息本身的类型,如产品信息、竞品信息、行业信息……

干系人的使用需求,如需求、开发、测试、发布

此外,信息类型间的关系等也需要作为考虑因素。


Level of Abstraction


Level of abstraction describes the breadth and depth of the information being provided.


信息的深度和广度,也就是信息的详细程度、颗粒度等,这个划分与之前制定的程序以及选择的方法论密切相关。


比如用例驱动的业务分析与传统的瀑布业务分析其信息的组织、细化方式就会不一样。


我个人的建议是,以某一个维度为主维度进行信息组织和细化。


Plan Traceability Approach


Business analysts plan to ensure the approach is at a level of detail to add value without excessive overhead.


确保关键和必要的信息的跟踪方式。


我们无法去跟踪所有的信息,那么什么信息要追踪,什么信息只用保证一定的关注即可。

这个主要是看这个信息能够带来的价值,以及其稳定性。


比如,就竞品而言。

主要竞品肯定要重要关注,而潜在竞品只需要定期的去进行追踪即可。


Plan for Requirements Reuse


Reusing requirements can save an organization time, effort, and cost—provided the requirements are accessible and structured in a manner that supports their reuse.


有一些公共的需求是可以被复用的。

这类复用可能是在同一个项目或者产品中,也可能出现在跨项目、跨产品中。


比如用户的注册、登陆和管理,这类需求可以作为组织级可复用需求。

列表的排序规则、导出规则、提示规则等,可以作为项目或产品内的复用需求。


对于复用需求,我建议只在一个地方做描述,其他地方使用“引用”的描述方法。


这个和开发设计的公共类是一个道理。

如果你copy,那么很可能以后增强或者变更时,改落了。


但是这类复用要注意一点,就是记录在哪些地方被复用了。

并且对于公共类、公共需求的修改和变更要慎重,做充分的影响分析。

否则很可能出现,改一个地方把另一个地方改坏了。



Storage and Access


Business analysis information can be stored in many ways.

Storage decisions depend on many factors such as who must access the information, how often they need to access it, and what conditions must be present for access.


如果组织内部有SVN之类的库进行存储和管理,那就是最好不过的了。

因为这类工具会保存你的每个历史版本,并且在组织内部进行共享,保证有权限的人可以访问。



Requirements Attributes


Requirements attributes provide information about requirements, and aid in the ongoing management of the requirements throughout the change.


每个组织管理需求的方式是不同的,有的是用Excel,有的是用禅道之类的工具,有的专业些的会用DOORS等。

而对于需求应该包含的属性,我觉得也应该基于项目或产品特点及组织要求来制定。


可能会包括以下属性:

• Absolute reference唯一标识ID

• Author记录者

• Complexity复杂程度

• Ownership提出者

• Priority优先级

• Risks风险

• Source来源

• Stability需求的成熟度

• Status状态

• Urgency紧迫度


我们以前的需求Excel里面还会包括:提出日期、对应模块等。



Guidelines and Tools


• Business Analysis Performance Assessment

• Business Policies

• Information Management Tools

• Legal/Regulatory Information


这里提到了“信息管理工具”,BABOK Guide3.0中所谓的信息不仅仅是需求,也包括干系人信息等其他一系列的信息。


这个信息管理工具视组织情况而定。

比如白板、Excel、或者是禅道、DOORS等。



Techniques


• Brainstorming

• Interviews

• Item Tracking

• Lessons Learned

• Mind Mapping

• Process Modelling

• Survey or Questionnaire

• Workshops

•  Stakeholders

• Domain Subject Matter Expert

• Regulator

• Sponsor



Outputs


Information Management Approach


includes the defined approach for how business analysis information will be stored, accessed, and utilized during the change and after the change is complete.


BABOK Guide3.0(3.4)Plan Business Analysis Information Management


写在最后

至此与规划相关的4个任务都分享完了。


其实重要的不是你规划了多少程序和流程,而是你找到最合适的。

而也并不是4个任务都要执行。

BABOK Guide3.0中强调,各个任务之前没有先后顺序,并且并不一定都要执行。


有的公司的Plan Business Analysis Approach就已经将这四个部分的内容都涉及了。

这里主要是提供一些思路,告诉你怎么开展规划工作,从哪几个方面开展,有什么工具和方法等等。


接下来我们分享3.5监控和改进相关的任务。


小婧是一名行走在实践路上的资深业务分析师(BA),如果想与我同行,就请关注我吧!

BABOK Guide3.0(3.4)Plan Business Analysis Information Management





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