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BABOK Guide3.0(3.2)Plan Stakeholder Engagement


在BABOK Guide3.0中强调,所有的Task并没有前后置的前后关系。

很多的工作可能是并行的、迭代的、包含的。


所以虽然Plan Stakeholder Engagement在Plan Business Analysis Approach之后,

也不代表着一定要做了Plan Business Analysis Approach才能开始Plan Stakeholder Engagement。

BABOK Guide3.0(3.2)Plan Stakeholder Engagement




Purpose


The purpose of Plan Stakeholder Engagement is to plan an approach for establishing and maintaining effective working relationships with the stakeholders.


规划干系人沟通的主要目的就是为了能够和干系人沟通的更有效率。


Description


Plan Stakeholder Engagement involves conducting a thorough stakeholder analysis to identify all of the involved stakeholders and analyze their characteristics.


其实和PMBOK的干系人管理一样,作为BA会从业务的角度进行干系人的识别、管理等。


BA的工作其实很多时候和Project Manager有些重合。

之前,就有很多小伙伴在问,BA和Project Manager到底有什么不同。


我之前思考并给出了我的解释。

BA的主要工作是研究要解决的问题,并通过业务分析的工具和手段,给出解决方案。

而Project Manager的主要工作是平衡协调并控制项目的范围、成本、资源、质量。


这两者之间还是有不同的。

单单就干系人的关注方面来说,两者也可能会有不同。


比如,BA对于Sponsor主要关注他想要解决的问题,达成的期望等等。

而非业务方面的沟通基本上不会参与。

Project Manager可能还要关注到Sponsor其他的一些诉求。


Inputs


Needs


understanding the business need and the parts of the enterprise that it affects helps in the identification of stakeholders. The need may evolve as stakeholder analysis is performed.


了解Needs,可以帮助识别和定义干系人。


Business Analysis Approach


incorporating the overall business analysis approach into the stakeholder analysis, collaboration, and communication approaches is necessary to ensure consistency across the approaches.


之前如果有规划过业务分析流程,那么对于干系人的识别、分析、沟通等肯定有一些相关的程序作为输入支撑。


Elements


Perform Stakeholder Analysis


Stakeholder analysis involves identifying the stakeholders (who will be directly or indirectly impacted by the change) and their characteristics, as well as analyzing the information once collected. Stakeholder analysis is performed repeatedly as business analysis activities continue.


在进行干系人分析时,需要定义(识别)干系人,包括他们的特征、影响、重要程度等等。


这项工作在整个BA工作过程中将持续进行。

这点与PMBOK是一致的。


而在进行干系人分析时,可以从以下几点入手:


  • Roles

Business analysts identify stakeholder roles in order to understand where and how the stakeholders will contribute to the initiative.


  • Attitudes

Business analysts identify stakeholder attitudes in order to fully understand what may impact a stakeholder’s actions and behaviours.


  • Level of Power or Influence

Business analysts evaluate how much influence is needed to implement a change compared to the amount of influence the key stakeholders can bring.



我之前在“需求分析实战”的系列分享中曾经专门写了一篇关于干系人的。

其中有一个干系人分析的工具,一张表格。

感兴趣的可以去翻一下。


其中其实会对干系人的角色、代表、影响、重要程度等进行分析。

现行的比较通用的一个四象限的干系人分析及应对策略,也可以作为下一步行动的代表。


这里需要特别注意的是,有的干系人在整个项目或产品的生命周期中,其属性是会发生变化的。

BA需要及时的识别到这样的变化,并及时更新应对。



Define Stakeholder Collaboration


The business analyst may plan different collaboration approaches for internal and external stakeholders, and approaches may differ by business analysis activity.


BA需要在分析干系人时,对于和他们的合作方式进行分析和定义。

一般来说,如果组织内的程序文件定义的比较完善,或者已经形成了一定的套路了,这些在其中应该都会有所描述和涉及。


我们需要做的是,基于项目或本产品的特点,细化并制定相应的合作方式。


需要考虑的方面包括:

• timing and frequency of collaboration,

• location,

• available tools such as wikis and online communities,

• delivery method such as in-person or virtual,

• preferences of the stakeholders.

Stakeholder Communication Needs


与规划和干系人的合作方式类似,与干系人沟通Needs也需要进行一定的规划。

这个规划可能会是一个比较正式的文档,并得到干系人确认认可的。


在小婧的从业经验里,这个沟通规划可能会由你和Project Manager共同制定。

因为常规性的沟通有可能会和项目周报之类的进行合并。

但是,对于Needs的具体沟通内容、频率、方式等等,需要BA给出相关的计划。



Guidelines and Tools


• Business Analysis Performance Assessment

provides results of previous assessments that should be reviewed and incorporated.


• Change Strategy

used for improved assessment of stakeholder impact and the development of more effective stakeholder engagement strategies.


• Current State Description

provides the context within which the work needs to be completed. This information will lead to more effective stakeholder analysis and better understanding of the impact of the desired change.


以上三份参考主要都是为了识别和分析干系人使用。

特别是最后一点,也说明了干系人沟通管理的过程是贯穿在整个BA的工作中的。



Techniques


• Brainstorming

• Business Rules Analysis

• Document Analysis

• Interviews

• Lessons Learned

• Mind Mapping

• Organizational Modelling

• Process Modelling

• Risk Analysis and Management

• Scope Modelling

• Stakeholder List, Map, or Personas

• Survey or Questionnaire

• Workshops

这里列举的很多工具,BA可以视情况综合使用。

不同的项目或者产品,干系人分析也会有所不同。


像互联网行业和传统行业,产品和项目所用的方法都会有所不同。


比如传统行业的实施项目,可以先分析客户的组织架构,识别相关干系人。

然后组织访谈,在访谈的过程中,可能会识别出更多的干系人。

对所有的干系人进行分析和管理。


而互联网产品更多的会采用用户画像,或者虚拟干系人的方式进行识别和分析。



Stakeholders


• Customers

• Domain Subject Matter Expert

• End User

• Project Manage

• Regulator

• Sponsor

• Supplier

我原先以为这个Task的干系人会把所有的全部都列上。

后来发现怎么才这么一点点,就比前一个任务多了三个:Customer、End User、Supplier。


我想了下,这么列的原因主要是让你从业务的角度,宏观上进行规划。

所以里面不包括:Tester、Support等等这类与解决方案实施相关的干系人。


Outputs


Stakeholder Engagement Approach: contains

• a list of the stakeholders, their characteristics which were analyzed

• a listing of roles and responsibilities for the change

• the collaboration and communication approaches the business analyst will utilize during the initiative.



BABOK Guide3.0(3.2)Plan Stakeholder Engagement


写在最后

个人觉得有经验的BA都会进行干系人识别和分析。

可是不一定会形成“显性知识”。

我们制定“Stakeholder Engagement Approach”何尝不是一种隐性知识显性化的过程呢?



小婧是一名行走在实践路上的资深业务分析师(BA),如果想与我同行,就请关注我吧!

BABOK Guide3.0(3.2)Plan Stakeholder Engagement





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