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关于高效工作的四点建议

关于高效工作的四点建议


以前听领导说过这样一件事情。
接到一个临时任务,去和客户做交流。
交流的业务是从来没有接触过的制造工艺部分。
后来这个顾问就用了一个白天加一个晚上的时间,把自己培养成了一个“领域专家”。
至少在和客户交流的时候,客户是这样认为的。


当然,这个顾问不可能真的用这么短的时间就从一个门外汉成为了一个专家。

她用的办法后来据说是各种资料收集和学习。
短时间的迅速收集、学习和消化,再组织交流材料和客户进行交流。


在感慨她的能力的同时,也不得不惊羡于她的高效。



我们小组的BA会需要写一些业务解决方案。
新来的同事对于这项工作比较头疼。
而我也比较头疼于怎么布置这类任务。


于是,我就会想我刚进这家公司的时候写方案是一种什么套路。

当时带我的项目经理经常会说:“我发现你做事情效率很高,有什么经验和其他人分享下吧!”
我很懵,因为我一直都没有什么所谓的套路。
但是好像说“没什么特别的”又有点不大真诚。


所以我开始思考,我到底做了些什么会比其他人高效。



01 整体印象


如果你对一件事情没有整体印象,没有全局观就很难做好。

关于高效工作的四点建议
一旦有了整体印象,就能清楚判断哪个部分是最重要的,哪个部分不那么重要,哪个部分是必须认真对待的关键节点,哪个部分是危险的过渡阶段。——《零秒工作》


以写方案为例。


首先你需要明确的是,这个方案的目的是什么。
是为了解决某些客户的某个问题,还是为了向某些人宣传产品,还是别的什么。


然后就是搭大纲。
按照《金字塔原理》的演绎法,你需要将你的目的一步步的引出来。
比如先描述现状、问题,以及一些背景分析和参考的解决方案、趋势。


再引出建设的目标有哪些方面。
接着描述如何做就水到渠成了。


在整个过程中,整体印象会让你会快速的去明确目的和搭建框架,并且大致明晰哪些部分是重点需要进行认真对待。


02 持续改善


关于高效工作的四点建议
任何人,在任何工作中,都希望通过一些改善方法来更加有效的推进工作。在经过这个阶段后,人们还会意识到“对改善方案本身做出改善”,或者“寻找特别的改善方法”,让工作速度进一步提升。——《零秒工作》


我曾经有段时间去关注过同事的电脑桌面。
有的人的桌面很整洁,有的人的桌面铺满了东西。


桌面上那么多的东西,如果要找一个文档他是怎么能很快速的找到的。
后来我发现他是用一些“工具”进行整个电脑的搜索。


我就很好奇,为什么不用的东西也会放在桌面上?
大部分人的回答是,为了快速的接收,就直接丢在桌面上,后来也忘记了去整理。


如果你有机会再去观察其他人的文件夹,会发现很有意思的现象。
有的人的文件夹很整齐,按照自己的分类进行整理。
但是却在找文件时,总也找不到想找的文件。
有的时候甚至用“工具”也找不到。
后来好不容易找到了,发现是自己记错了文件夹或者记错了文件名。


关于高效工作的四点建议


我记得我上大学的时候,将自己的电脑硬盘分为:

D(DayDayUp)、E(HappyTime)、F(Tools),

这种分类方式我一直延续到现在。
不同的只是,以前的DayDayUp,现在换成了Work。


那会儿足以应对我并不繁重的工作。


但是当我涉及的合作角色变多,接触的业务和信息量的增加,单纯的硬盘划分已经无法满足我的需求了。
于是我对D盘进行了一次大的重新划分以满足我的需要。


请看看你的电脑、你的硬盘、你的文件夹,是不是好多年都没有改善过了。

我并不是说让你改变你的划分习惯,而是因为你的工作复杂度、工作量的变化,你的很多工作方式需要随之进行改善。


比如你收到一份资料,是你以前没有接触过的领域,你并不清楚应该摆在哪个文件夹比较合适,于是丢在桌面上或者一个勉强搭边的文件夹中。

下次你要想找这个资料就会很困难了。



其实,你可以这样处理。

把所有收到的讯息和资料统一放在一个文件夹中,每周去清理一次。

如果一个资料一直没有被清理到该去的地方,你就要思考一下这个文件是不重要还是重要到需要单独设置一个文件夹。



03 善于策划


关于高效工作的四点建议
在迅速推进工作方面极其重要的一点,就是将能够完成的工作全部提前完成。所谓“全部提前”是指,即便是计划中的工作,只要是在能够完成的范围之内,都尽量提前一些完成。——《零秒工作》


我之前写过一篇文关于工作策划的重要性和方法。
感兴趣的可以去翻一下《让你从容面对交办任务的有效方法》。


很多事情,当你知道的时候其实真的是不紧急的,但是很重要的事情。
如果你不重视,不策划,它迟早有一天会变成重要紧急的事情。


那么你始终就会像是一个救火队员,每天都紧绷神经去救火。


今天想从另外一个方面补充说明一下这个能力对BA是有多么的重要。


有人问我,为什么要看那么多的书。
我会给出各种答案,但是有一个答案是与策划相关的“储备”。


关于高效工作的四点建议


通过一些信息的收集,我大致知道未来三年产品可能会扩展的业务领域。
但是这些领域会不会真正去产品化,我不得而知。


我只知道,我未来可能会与这些领域打交道,有的可能是需要我们深入,有的可能只是合作。
那我现在就要开始做一些知识储备了。


我相信开篇提到的那个顾问,她应该也并非对制造工艺一无所知。
可能知道一些皮毛,可能知道一些关联的知识。
但是就是这些储备,可以让她迅速的有方向性的扩展,让自己快速学习和消化新领域的知识。


所以放眼未来的可能,去进行一些策划,是非常有益处的。


04 复盘思考


重头戏总是在最后。
复盘思考是基础,也是最重要的。


你只有不断的进行复盘思考,才能形成整体印象,才能持续改善,才能善于策划。


哲学的三大问题:“你是谁?”“你从哪里来?”“你到那里去?”
其实就是一个复盘思考的过程。


关于高效工作的四点建议


我工作的前几年,其实真的很少去做“思考”这件事情。
一般就是leader交办我一项工作,我很认真的去完成。
而我一般也都能会出色的完成工作。


但是当有人向我请教时,我总会很茫然。

这就是因为我很少去想自己哪里做的好,做的不好,有什么改善的。


后来接触一些时间管理和知识管理的理论后,我开始自省。
发现自己之前真的想的太少,不论是对自己的工作方法还是工作内容。


我以前也阅读,但是很少去总结、思考,就更别提什么Action项了。

当我开始思考和总结后,我发现自己的知识和经验都是凌乱的、散乱的,毫无体系。


所以我花了大量的时间和精力去“塑造”我的知识体系,并且去找出其中缺失的部分,尝试进行补充。


而这个过程漫长而无止境。
但一旦你开始做了就会发现受益无穷。


复盘思考有很多种方式,例如写日记,我之前做的“周思”,定期的计划和总结等等。


最近在《零秒思考》上看到一个方法,挺有意思的,顺便推荐给大家,感兴趣的可以持之以恒的尝试一下。

关于高效工作的四点建议
“用A4纸做笔记”将A4纸横着摆放,在左上方写上标题,右上方写上日期,正文写4~6行,每行20~30字。花一分钟时间写完一页,从早上起床后到晚上睡觉前,写10页,那么你的大脑就能非常清晰。如果每天坚持书写10页笔记,那么你的大脑一定会越来越灵活。有工作能力的人甚至会成为更加出类拔萃的人才。


关于高效工作的四点建议


写在最后
这篇文也算是我的一个复盘思考了。
希望对大家有所帮助。

PS:刚好五一假期,要不大家就尝试着来复盘一下?





小婧是一名行走在产品路上的资深业务分析师(BA),如果想与我同行,就请关注我吧!

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