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周思“任务的基础”

写在前面:

这是我一直都很想做的一件事情,思考。

我一直都说,作为BA业务先行。

而我本人却对业务思考的太少太浅。


从事PLM,会涉及到很多的业务对象。

最近刚好开始研究DDD,这类面向对象的设计方法,其实也是一种思考方式。


针对一个业务对象,BA需要去思考哪些内容?

我给自己每周一个关键词进行思考,自我头脑风暴。

本周的关键词是“任务的基础”,本篇是对思考的一个总结。


从我对“任务”的理解、定义开始,纯业务的思考,涉及到部分的解决方案,但是并不深入。

“任务的解决方案”可以作为另外一个关键词。


如果你不感兴趣,可以跳过本篇文字。

或者你想了解下传统行业的BA都在思考什么……






1 定义



人/角色在某一时间区间内被要求完成的事情。


由此看出任务的关键属性包括:强制性、目的性、时效性。

  • 强制性:对人、时、物都有强制的要求,是由他人指派的。

  • 目的性:有明确的交付目标,这个目标还包括了对交付质量的要求和成本控制的要求。

  • 时效性:一定要在规定时间内完成,超出时间则会被视为失败。



2 内容



考虑到“任务”是关于两个主体的描述:指派人和被指派人。


指派人对任务主要是管理的职责,包括:进度控制、质量控制、成本控制。


被指派人对任务主要是执行的职责,包括:

  • 执行前准备(输入是否具备、参考是否具备)

  • 执行(子流程/步骤、进度反馈、问题反馈、查找参考)

  • 执行后确认(成本、质量)。



2.1

管理



要对任务的进度、质量、成本进行控制,需要进行监控和决策。

主要关心的问题有:

  • 是否能够如期开工?

  • 是否有技术、资源方面的风险?

  • 是否能够达成质量要求?

  • 是否符合客户需求?

  • 成本是否超标?(主要是资源成本)



2.2

执行



2.2.1执行前准备

首先需要能够接收到任务,了解任务的进度、质量、成本要求。

这个部分应该是由指派人给出的内容。


然后做一些执行前的准备:

  • 做这项任务需要哪些资料和数据?

这个部分主要是依靠经验,也就是说如果你以前做过这项任务,或者有过类似的经验,那么就可以回答这个问题。

但是对于没有经验的人来说,回答这个问题比较困难。

所以解决这个问题的关键在于,高手需要给于指导。

指导可以是手把手的教,也可以是给出模板。


  • 这些资料和数据是否已有?

想要回答这个问题,你需要知道资料和数据问谁要。

如果不知道,通常的解决方案是找指派人,或者找有经验的人。


  • 这些资料和数据的质量是否足以支持我开工?

判断质量就需要足够的经验了,这个部分目前比较难以达成。


2.2.2执行

  • 子流程/步骤

当输入都具备了之后,开始执行任务。

具体执行任务的时候,肯定有具体的步骤,甚至是子流程。


不论是步骤还是子流程,其实都是一个任务策划的过程。

如果策划的好,风险和成本都比较可控。


我的理解,子流程和步骤的区别是:

子流程可能牵扯到其他的执行人,或者整个过程的周期比较长。

步骤基本上就是一个人完成,并且过程中大部分都是经验总结,很少有实物的产出。


不论是子流程还是步骤的制定,都是要依靠经验的。

所以需要事先由有经验的人给于指导,才能高效的完成。


  • 进度反馈


进度反馈有两种方式:主动反馈和自动反馈。


    • 主动反馈

应该视任务的周期、重要程度而定。

如果周期不长、重要程度不高,则不需要每天反馈,只需要每半周~一周进行反馈即可。

重要程度不高,不论周期长短,都可以一周以上反馈一次。

一般周期长的,重要程度肯定会高,因为会是关键路径上的关键任务。


所以在任务编制的时候,需要进行一些合理性的检查,比如周期超过半个月的任务。

必要时需要进行进一步的分解。


对于重要程度高的任务,必要的时候需要每天进行进度反馈。


    • 自动反馈

这种方式比较难,特别是对于没有子流程、步骤的设计类创造类任务。

目前没有特别好的办法。


  • 问题反馈

在任务执行的过程中,如果遇到问题,需要进行问题反馈。


比较常见的反馈方式是找指派人,比如任务可能有拖期的风险,比如技术搞不定。


但还有一些问题是属于平级之间的问题。

比如输入不具备或者不达标,而指派人也解决不了,这个时候可能就需要进行问题上报、仲裁等方式,由更高一级的领导来协调解决了。


  • 参考

虽然在任务开始执行前的准备工作中会预判并收集所需要的参考,而随着任务的不断进行,肯定会需要更加细节的知识和参考。


这些信息有的是现成的,某篇论文或者文章。

有的是以前自己的经验,在自己的脑子里,或者电脑的某个文件夹里。

有的是别人类似的经验,执行人要找到这个人去询问。


对于任何一种参考,包括任务执行前准备的参考,都必须解决两个问题:知道有,知道在哪里

这也是知识工程需要去解决的问题。


2.2.3执行后确认

任务执行完成后需要确认,但是提交给指派人之前,要自查。

这个自查分为两个方面:自查质量、自查成本。


  • 质量

如果指派人在指派任务的时候就明确任务完成时的交付约束和要求,最好是一份checklist,这样被指派人就可以进行质量的自查。

作为任务执行人,需要对自己的任务质量负责。


  • 成本

如果任务涉及到外购、外协,那么就需要保证成本是没有突破预算的。

如果只是单纯的执行任务,那么成本其实涉及的就是人力成本。


如此说来,只要没有拖期,那么这个任务就不会超预算,否则就是指派人的预算制定有问题。



3 变更



世事变幻,任务变更时有发生。

发生的很多情况是前期策划不合理。


不合理主要在两个方面:资源分配不合理进度安排不合理


在策划的时候需要对资源进行盘点,给任务分配合适的人。

一旦发生资源冲突,首先要保证关键任务的执行。


而进度不合理的情况,排除资源因素外,更多的情况是发生在外行指导内行。

外行不清楚做这个任务需要多长时间,想当然的拍脑袋觉得需要3天,而无视任务的复杂程度和经验值。


这两种情况是发生任务变更的最常见场景。

当然还有一些情况,比如需求发生变化,或者输入的某个参数发生了变化,导致做了一半的任务要重头开始,那就可能会导致任务发生变更。


任务的变更可能是人、时、物的变更,其变更的常见以时的变更最首,人次之。

这也是长期以来管理的重点放在了结果,也就是交付为导向的管理导致的。



任务编制的合理性



对任务编制的合理性进行了一些粗浅的思考。

  • 有交付

任务需要有明确的交付,这是由它的目的性决定的。

也是给被指派人予以目标。


对于这个交付有很多扩展的对象:输入、参考、质量要求、成本要求、时间要求……


  • 周期:5天内

一个任务的周期不宜太长,如果很长就需要进行分解细化,否则在管控上存在很大的难度,执行的时候也很难把握节奏。

一周内是比较合适的任务周期。






写在最后


整理了一下,发现短短的“任务的基础”就风暴出了这么多的问题。


本来是想补充一个生活中的例子作为说明的。


后来想想,还请大家自行脑补吧!


如果有想法,期待讨论。






小婧是一名行走在产品路上的资深业务分析师(BA),如果想与我同行,就请关注我吧!

周思“任务的基础”



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0 条回复 A 作者 M 管理员
    所有的伟大,都源于一个勇敢的开始!
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