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共读《金字塔原理》第四篇 演示的逻辑


2016-10-27 《金字塔原理》

第四篇 演示的逻辑


演示的形式有很多,采用哪一种取决于内容的长短和针对的人数。

共读《金字塔原理》第四篇 演示的逻辑



在纸面上或屏幕上展示你的思想时,无论采取何种形式,视觉上,你都要确保能加强组成金字塔的思想之剑的逻辑性和它们之间的相互关系。

你需要用读者的眼睛所看到的来强化他们头脑所接收的。

1

在书面上呈现金字塔


突出显示文章的框架结构


根据文章篇幅选择使用框架结构方式:

  • 如果篇幅很短,每个关键点的文字也比较少,则可以通过下划线的方式吸引读者眼球。比如写邮件。

  • 如果篇幅稍长,每个关键点下有几个段落,则可以使用“标题”+“加粗”介绍和阐述你的论点。比如在写会议纪要时。

  • 如果篇幅非常长,则需要使用到多级标题。

以下是一些要点:

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  1. 每一层级的标题不可能只有一个
    我经常看一些文档只有1.1,满篇没有1.2,那么这样的布置就是不合理的。

  2. 相同的思想(观点、论点、建议等)应该使用相同的句型
    我们可以分析一下自己想要表达的内容的结构,是动宾结构,还是其他什么结构,保持统一。

  3. 标题用词应提炼思想的精髓

  4. 标题与正文应分开考虑
    标题是为了提纲挈领,吸引眼球。所以一些承上启下的句子不应该作为标题,而应该作为该标题的第一句话。

  5. 每组标题应该提前集中介绍
    这其实也是一种总分结构,即在父级标题下先综述一下接下来要讲述的要点(子标题),然后再逐一介绍。

  6. 不要滥用标题
    有很多无意义的标题要避免使用。比如我以前看一份需求规格,在描述一个业务规则的时候,标题定义为:第一步、第二步、第三步,而并没有在标题中详细的说明这些步骤具体是做什么的。后来我建议将其标题修改为:(1)添加基本信息、(2)查看附加信息、(3)提交审批。
    这样在生成目录后,或者通过“文档结构图”查看,都能很容易的了解该章节的内容。

  7. 项目符号
    我们通常还会用到一些项目符号,就像原点、短横、方块作为段落。

总之,不论你使用什么标题还是项目符号,主要的宗旨就是要吸引读者注意,更容易的让人抓住重点,提升信息传达的效率。


上下文之间要有过渡


这个部分就是我们小学的时候学到的:承上启下。
有的时候承上启下的是一个段落,有的时候是一句话。
有这样一个部分的存在,可以让你的表达更加连贯。

而承上启下的方法也很简单:从上一个部分中选择一个词、一个短语或者一句话总结其中心思想,把其用在下一部分的第一句话中。
承上启下也有三种写法:

  • 父子:上面说过了,采用总分的方式过渡。比如“造成流程执行效率低下的主要原因有两个。”

  • 兄弟:“除上面说的职责不清晰的原因外,导致流程执行效率低下还有一个原因。”

  • 子父:采用分总的过渡方式。比如“只有清晰的定义了各个角色的职责,并且使用信息化系统进行信息管理,才能解决流程执行效率低下的问题。”


2

在PPT演示文稿中呈现金字塔


我们公司会组织那种大规模的全公司的知识分享论坛。
各个角色都会有代表上去给大家做一些分享。
很有意思的是,不用看演讲者或者PPT内容,单看PPT布局你就能知道这个演讲者的角色是开发还是产品(需求、销售、售前)。
基本上满篇PPT都是密密麻麻的字的,配了一两张带水印的图或者OFFICE原生的贴图的,肯定是开发人员。


我没有任何贬低的意思,这完全是由工作性质决定的。
因为开发人员写不好PPT没有多大关系,他们也很少写。
而产品人员写不好PPT,这个问题就有点严重了。因为作为产品人员,你要去给客户讲方案,去宣传自己的产品,PPT是必备的手段,一定要好好琢磨把它写好。


设计文字PPT幻灯片



首先,需要明确的是你作为PPT的演示者,必须是主体,而PPT只是视觉上的辅助手段,只是为了让你的演示更加生动而已。
所以千万不要照着PPT去读。PPT上的文字应该是很精简的,提炼过的要点。而你在讲述的时候可以进行一些延展。

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关于PPT的具体布局排版不作为本书的主要讨论内容。


设计图表PPT幻灯片



当文字在描述一些内容有困难的时候,可以使用图表来进行展示。
这里指的困难意思是,你无法用简练的语言进行表达的时候,或者你用大段的文字表达却让人理解不能。

所以图表的主要作用是辅助更好的表达你想要表达的内容。


图表一般回答的问题分为5类:

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这里需要注意的是,一定要给图表一个明确的标题。


而且我觉得图表最好简单,现在PPT提供很多看上去很美的图表,比如什么3D样式之类的。有很多人非常喜欢用各种浮雕、阴影、3D之类的效果,反而让人觉得眼花缭乱。简单的配色反而更容易突出重点。


故事梗概



作者介绍了制作整个演示文档的步骤:

  1. 序言尽量写得详细,把每个你想说的词汇按照你希望的顺序写下来。

  2. 用写故事梗概的形式。分层分级的写出每张幻灯片的顺序,其实就是写大纲。

  3. 初步决定你准备采用的呈现方法。

  4. 准备好每张幻灯片的讲稿,确保整个演示像讲故事一样流程。

  5. 完成幻灯片的设计和绘图

  6. 排练,排练,排练!


我虽然做了很多年的需求分析工作,但是演示工作却是近些年才开始正式接触的。
之前总结过一篇文,关于如何写解决方案。
其实在我看来,大部分有经验的人的做法都是先搭框架,确定好框架后再填写内容,最后再美化。
而最花费时间的是搭框架的过程。

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对于上图中的最后一个观点,我持保留意见。
因为要不要把一些文字写在这个PPT上是要看这个PPT的作用的。
一般来说,像我们作为评审材料讲解的PPT就需要把所有必须的文字都放上去。
除非你有很强的PPT功底,能够将所有的文字都清晰的用图片表达出来。
但是在我看来,这样的人很少。所以保险起见,还是把文字的精要写在上面。

3

在字里行间呈现金字塔


相比较看小说,你在看完同名电影后,哪个让你印象更深刻。
科学证实,图像更容易让人记忆,并打动人心。


有一种记忆方式可以让你记住圆周率后N多位,这种方法叫做“记忆宫殿”。
其实就是把数字图像化,然后去设计这些图像的关系,从而让你牢牢记住。
我们在做演示的过程和这个其实有点像,我们需要通过我们的演示打动听众的心,让他们记忆犹新,特别是对你的观点。

如何做到?这里分为两步:在头脑中想象图像->将图像复制成文字。


画脑图



这个脑图可不是我们经常听到的思维导图,而是需要让你发挥自己的想象力用图像说明抽象的关系。

特别是去寻找各个论点之间的关联关系,如何连贯的过渡。


把图像复制成文字



形成这样的图像后,形成文字就会变得很简单。

这么说可能很枯燥,但是我们来看一个例子,可能会让你能够印象深刻。

我们在介绍产品的时候,根据我们想要表达产品的卖点,可以绘制这样的画面:
我对着一个顾客说:你每天晚饭是怎么解决的?
他说:叫外卖啊,附近没菜场买菜不方便
(我甚至可以想象他此刻微微皱眉的表情)
我回答:如果每天有人每天将配好的新鲜的净菜送到你家,你会欢迎吗?
他说:欢迎啊,会不会很贵?
我回答:不贵,比外卖要便宜。而且你还可以自己定义食材。
他说:太好了,我在哪里可以定?
我回答:我们提供这个服务,你只需要用微信扫一下一个二维码就可以下单了。而且前面10单可以打8折。

然后我们根据上面的画面转换成文字:
痛点->方案及卖点->获得办法



小婧是一名行走在产品路上的资深业务分析师(BA),如果想与我同行,就请关注我吧!

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