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如何提高评审会的效率与质量?

拼搏的80后+++如何提高评审会的效率与质量?+++2018-08-29+++http://www.woshipm.com/pmd/1324849.html

作为一名产品人员,参加各类需求评审、方案评审、设计评审的会议,已经成为日常工作中的一项重要沟通工作。因此如何组织一场高效的评审会议,对于我们开展工作来说是一件非常重要的事情,也是推进一个项目良好的开端。本文试着从会前的准备、会中的主题与节奏控制、会后的总结等过程讲解分析如何组织召开一次高效率、高质量的评审会议。

1. 会前:了解主题、做好准备

作为一名会议组织者,应通过邮件、微信或电话等沟通渠道提前一天通知参会人员关于本次会议的主题、时间、地点、人物以及预计时长。在发出会议通知时,将本次会议待评审的方案、需求文档、原型设计、UI设计或其他相关材料提前发送参会人员。发送评审材料时,需要考虑预留足够的查看与理解时间。这样一来,保证了大家在参会前能够了解本次会议的评审主题,也便于在会前进行一些深度思考,这样在正式开会过程中,才能有的放矢。只有让大家在会前多思考,才能发现问题, 进而出谋划策,给出合适中肯的建议。只有在充分理解评审方案或材料的前提下,才能在参会时,聚焦关键问题,不偏离轨道,有节奏有目的地进行正确高效的头脑风暴。

良好的开端,意味着已经成功了一半,因此,在会前做好准备工作,对于一次成功的评审会议来说,是必不可少的。作为会议的组织者,有必要协助、督促大家做好会前的准备工作。

2. 会中:聚焦主题、控制节奏

会议正式开始前,作为会议组织者,需要从总体上说明项目的背景,本次会议的主题与目的,讨论的范畴以及一些其他的注意事项。紧接着,由会议主讲人讲述方案的内容、需求的详细描述、原型设计的内容等等一切待评审的材料内容。

在讲解的过程中,尽量不要打断主讲人的讲述过程,以免影响主讲人的思路与会议节奏。主讲人将方案内容讲解完毕后,会议组织者引导大家逐个提问或表达自己的观点,以求得大家对方案的正确理解。由于在会议前,参会人员都已经进行了一些思考,准备了一些问题,因此在这个环节,大家头脑风暴持续的时间较长,占据了整个会议一半的时间。会议的主讲人和作为会议组织者的产品经理,应尽力解答大家的疑问,充分考虑尊重大家的建议,最后就每一个问题,务必形成一个大家都认可的结论。在这个过程中,产品经理需要记录每一个被讨论的问题,以及最终的结论。

在头脑风暴的过程中,会议组织者需要控制问题讨论的范围,避免偏离评审主题及轨道。引导大家聚焦讨论关键性问题,减少在会议上针对一些不必要的细节纠缠不清,对于耗时较长的细节性问题,相关人员可以在会后单独沟通,在评审会尽量不要耽误其他不相关人员的宝贵时间。会议进展过程中,要能够想办法调动大家积极参与的情绪,会议氛围沉闷时,由会议主持人抛开一些开放问题,引导鼓励大家积极发言。当然,有些时候,双方意见不一致时,且大家都没有明显的数据作证或事实案例时,容易出现过激的争论,引发负面对抗情绪,破坏了会议的讨论氛围。这种情形发生时,会议主持人要及时制止这样的行为,搁置讨论的问题。会后大家调研收集充分的数据或事实案例作为证据,改日再进行专项的议题讨论。如果不及时制止,不仅破坏了讨论的氛围,还会带来更多负面的带有个人主观性的不当言论,容易引发矛盾升级。

会议临近结束时,会议主持人,需要做一个简短的会议总结。回顾下,本次评审会议过程是否围绕主题在展开讨论,是否达到了最初设定的目标。总结归纳讨论的每一个问题,以及每个问题最终的答案结论,每个问题的结论与参会人员进行进行确认。另外还要向大家阐述说明一些会议上没有解决的问题,并制定后续的专项讨论计划。根据会议评审的结果,安排大家的各自分工,如针对悬而未解的问题继续展开调查研究,给出解决方案。根据决议,对评审的方案、原型或其他一些设计方案进行修改调整,给出更好的输出。每一项工作的分工,一定要明确到具体的执行人员、完成时间及对应的输出成果。

3. 会后:总结归纳、不忘初心

虽然在会议结束时,和大家进行了会议总结,并安排了明确的工作分工,但口头的表述说明,随着时间的推移大家很容易遗忘。因此,会后我们还需要进行书面总结。会后,我们需要准备一个详尽的会议纪要,以反映本次会议的成果。会议纪要需要写明会议的时间、地点、参会人员、会议主题,会议纪要的正文需要以清单的形式详细的列出会议上明确的事项及结论,对于那些未解决的问题也需要逐一列出。会议上安排的分工计划,仍然需要详细的描述工作事项、执行人员、输出成果、完成时间等详细的后续计划。

会议纪要完成后,以电子邮件的形式发送给参会的人员,必要时,抄送给相关的主管领导或各部门的leader。邮件发送完毕后,最好再通过微信或口头告知收件人员,以确保大家都收到了你的会议纪要。对于一些重要性的书面文字,确定相关人员准确无误接收是很有必要的,养成这个良好的沟通习惯会让我们的沟通工作更顺畅,减少很多不必要的推诿扯皮与纠纷。作为产品经理和会议的组织者,还应跟进一些未解决问题的进展,必要时在召开专项会议讨论,形成解决方案。根据分工计划,及时跟进了解大家的工作进度,并进行后续的确认评审。

以上内容是关于评审会议的方法论与经验分享,希望能够帮助大家提高评审会议的效率与质量,少一些低效率的评审会议,帮助大家节省时间投入到更多有意义的实施工作当中。

#专栏作家#

拼搏的80后,人人都是产品经理专栏作家。10年互联网从业经历,具有各类型B端、C端产品的设计经验,关注区块链及人工智能的技术发展及应用场景探索。

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