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To-do List不好用?试试这五种“高能”日程安排法

纸盒小卡车+++To-do List不好用?试试这五种“高能”日程安排法+++2019-04-12+++http://www.woshipm.com/zhichang/2211954.html

生活不能等别人来安排。在安排日程的方法中,最基本的就是待办事项清单法,我们的手机中大多数也都有这个功能。大本文介绍了不同于待办事项清单的其他五种日程安排方法,包括各种方法的侧重点和缺点。每个人的习惯都不一样,所以适合自己的时间表也不一样,可以尝试将多种方法结合起来找到最适合自己的。

本文译自Fastcompany原标题为“ Use these 5 scheduling methods when a to-do list just isn’t working”的文章,希望对您有所启发。

大部分人都想知道安排时间的最佳方法,使自己达到最大的效率,而且有无数的文章和书籍宣称他们掌握“完美的安排方式”。但是事实上,并没有一套适合所有人的方法。因为我们每个人在时间管理和效率方面都有不同的优缺点,对一个人有用的方式,对另一个人来说可能完全是个灾难。

我们想要帮助你找到最适合你的时间安排方法。我们希望你每天都能高效率工作。基于这一点,你可以尝试下列五种日常时间安排的方法。其中的一些非常直截了当,也一些却相当疯狂。

关键在于找到最合适的。

时间规划法

时间规划简单来说就是提前安排一天的计划,哪段时间用来做哪件事。这需要提前决定你要完成哪项任务,并且具体到什么时间完成。一旦头脑中想清楚了,就把这些输入到你的日历中,然后在合适的时间完成这些任务。

规划任务时,重要的是安排好主动性时间块(proactive blocks)和被动性时间块(reactive blocks)。主动性时间块是你处理必须完成的重要任务的时间,比如在重要项目上取得进展、起草重要文件,或者为下一个伟大的产品勾画出原型的的时间。被动性时间块则是允许处理类似邮件或者临时会议等其他请求和中断的时间。

举个例子,你可以把最具挑战性的任务安排在一天的前两个小时,把查看收件箱安排在下午。这可以让你不分心地工作同时,也记得还要处理邮件和电话之类的事情。

这种方法的好处是可以帮助你准确地知道要怎样利用你的时间,准确地知道将在什么时候完成特定的任务。标准的待办事项清单给你提供了一个任务列表,你用自己的时间完成,而时间规划给你提供了一个任务清单和完成每项任务的特定时间框架。

通过强迫自己按照精确的框架工作,并且在给定时间内完成任务,你会被迫把注意力集中到每项活动。

最重要任务法(MIT)

最重要任务法就是专注于必要的事。与其写下大量的待办事项,试图把每一项都完成,不如决定出1-3件最重要的事情并且在一天中坚持不懈地专注于这些任务。这不是说你一天之中绝对不会完成超过三项任务,而是在完成这三项必要的任务之前不会做其他的事。

事实上,大部分时间里,我们每天必须要完成的事很少。生活中有很多杂事会引起我们的注意力,但是其中大部分不重要。手机里充斥的提示和邮箱里的邮件都可以再等等再看。如果你可以完成最重要的1-3项任务,其他的一切都是次要的甚至是不必要的。

一旦你决定好最重要的1-3项任务,它们会被安排在一天的开始。然后在你被其他事情干扰之前,会在这些事情上取得进展。你可以把这个方法和时间规划法结合起来,把关键的时间留给最重要的任务。邮件、电话和随后的会议,都在你完成必要任务之后再开始。

番茄工作法

番茄工作法是在短时间内、高效率、高度集中精力地工作,然后让自己休息一小段时间。它非常简单,因为只需要一个计时器,并且允许你将大型的任务划分成可管理的时间间隔。

下面是它工作的步骤:

  • 选择一项任务
  • 把计时器设定为25分钟
  • 持续工作直到计时结束
  • 休息一小段时间(大约5分钟)
  • 每4个番茄时段之后,休息时间长一些(15-30分钟)

这种方法让你在一天里完成大量工作的同时也能得到足够的休息,每段较短的时间也会让你集中精力但不感到那么疲惫。

除了简单直观,番茄工作法也有一些缺点。番茄时段应该是不间断的集中精力的时间,这意味着你不能中途停止,过会儿再回来继续。如果一个同事打断并且需要占用你几分钟,要么礼貌地拒绝同事,要么停止番茄时段。

90分钟专注法

人类身体会按照一种叫做“亚昼夜节律”(ultradian rhythms)的周期运作。在每个周期中,当我们精力充沛时会有一个高峰,筋疲力尽时会有一个低谷。

通过90分钟专注法,你可以充分利用一天中出现的能量高峰和低谷:工作90分钟,然后休息20-30分钟。在1993年对峰值性能的一项研究中,安德斯·埃里克森指出,高强度工作中间的休息时间对提高工作效率是至关重要的。

很多人不怎么注意自己身体的自然节律,而是试图用咖啡之类的兴奋剂在低谷阶段补充能量。这几乎总是导致下午两点半左右完全崩溃,与亚昼夜节律中的一个低谷相一致。

90分钟的爆发式工作可以把最大能量水平和任务清单相关联,进而大大提高你的效率。你要配合着自己的身体工作,而不是与之对抗。

当然,这个方法也有缺点。如果老板进入你的办公发现你正躺在地上打盹儿,那么即使你解释正在按照亚昼夜节律工作(也许还会补充说这可以提高你的记忆力),她仍然可能会不高兴。而且还会有最后期限(deadlines)让你不得不埋头苦干、别无选择。

然而当不用赶时间的时候,你可能要考虑一下通过适应身体的自然节律来决定日程安排的方法。你的身体或许不完全符合90分钟的周期,但你可以用几周的时间来监控自己每天的能量水平变化情况, 看看是否能找到适合自己的模式。

多相性睡眠法

这是一种有点奇特的方法,只对少数特定的人有用,但如果对你有效,你将会在一天之内获得非比寻常的效率。

绝大多数人是单向性睡眠者(monophasic sleepers),意思是他们把一天所需的睡眠在一长段时间内完成。双相性睡眠者(Biphasic sleepers)则分成两段较短的时间,比如:上午4小时和深夜4小时。而多相性睡眠者(Polyphasic sleepers)则把这个方法运用到了极致,他们把睡眠时间切分为多个小片段,使得整体睡眠时间减少,效率显著提高。每个阶段的睡眠时长可以不同,有些人只睡20分钟,有些人谁的更久,然后补充小睡。

这种时间安排方法有一些相当明显的缺点。史蒂夫·帕夫(Steve Pavlina)里纳注意到,在保持一个合理的家庭时间表的同时,运用这样的时间表是一种挑战。此外,如果错过任何一个规划好的睡眠时段,你的整个时间表都会被打乱。

但它也有巨大的优势,例如每天都有额外的时间。如果你每天只睡四个小时,一周就会额外增加大约28个小时(假设正常情况是每天睡8小时)。

找到理想的组合

创造最高效的时间表可能意味着要使用一些方法的组合。最重要任务法和时间规划方法可以相互配合,达到很好的效果;三个番茄时段接近于一个90分钟专注时段;还有多相性睡眠法……等等,你可以自己选择。

但是安排好你的一天非常重要。像《精要主义》(Essentialism)的作者格雷格•麦基翁说的那样:“如果不能自己安排生活的优先次序,就只能任由别人替你安排。”

通过制定每日计划,确保你自己才是那个优先考虑你的生活的人。

 

原文链接:https://www.fastcompany.com/90324081/use-these-5-scheduling-methods-when-a-to-do-list-just-isnt-working

译者:Jane,编辑:郝鹏程

来源:https://36kr.com/p/5193437

本文由 @36氪 授权发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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