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项目团队如何高效沟通?

高兔子+++项目团队如何高效沟通?+++2019-04-29+++http://www.woshipm.com/zhichang/2125636.html

沟通是团队协作的基础,想要组建一支高效团队,首先要保证沟通的效率。

工作中最常遇到的问题就是沟通

  • 如何能在最短的时间做到令对方明白您的目的?
  • 彼此确认好双方的需求?
  • 确保大家都明确任务最终想要达成的效果?

这需要极强的沟通和协作能力,而高效沟通几乎是现下每个团队的管理盲点。

团队沟通是团队协作的基础。 为了更好地合作,就必须确保您的团队沟通是非常有效率的。

团队沟通的方式

团队沟通有多种方式和不同的风格,从口头交流到一条条写下来的书面交流,再到一些无法靠交流实现的任务。

沟通的具体形式取决于您的工作领域和团队结构。以下是团队沟通的最常见的一些形式:

口头沟通: 团队会议,一对一互动,冰冷地谈话,电话;

书面沟通: 纸质文档,电子文档,电子邮件,群组聊天,任务。

没有说哪种形式是对的,哪种是错的, 每一个团队都可以根据自己团队的情况选择合适的沟通形式 。最常见的情况是,团队的leader担负起为团队选择一种合适的沟通方式的责任,帮助他们实现团队目标。

除了沟通方式多种多样外, 每个团队的沟通风格也不一样 ,有些就是严肃的会议模式,有些就是像一起喝下午茶那样轻松的沟通氛围。

就像沟通方式一样,团队沟通风格没有对错。但如果您是团队leader或希望成为团队中有影响力的成员,这可能是您要考虑的事情。

例如,考虑一下自己团队的风格以及团队成员的性格。您的团队成员更多的是内向还是外向?内向的人需要时间来反思和处理信息,而外向的人通常会快速思考并喜欢立即反馈。事实上,大多数团队都有内向和外向的混合,这是管理团队沟通方式时需要考虑的问题。

这里推荐给您一种确定不同沟通方式的好工具: DiSC评估 。广受欢迎的模型为讨论和评估沟通方式提供了有用的框架。根据DiSC的说法,主要的沟通方式可以分为: 主导型,影响型,谨慎型和稳健型。

使用DiSC能为您提供良好的基础,帮助您确定您自己的沟通方式以及团队成员的沟通方式,改善团队沟通。

团队沟通的重要性

大多数有团队合作经验的人都知道团队沟通的重要性。 沟通会影响团队的表现,士气和工作水平 ,这是毋庸置疑的。

“团队是一群必须相互依赖,共同实现共同目标或产出的人。”

——Baden Eunson(来自21世纪的沟通)

团队的每个人都各司其职是很好,但每个人都不可能是独立的工作,大部分工作都需要和同事做沟通。 一个不能很好地沟通的团队就像一个被分解成单独部件的引擎。 所有部件都处于良好的状态,但没有其他发动机的部件,单个部件将无法正常工作。您的团队也不例外。每个成员都完成各自的任务,这些任务组合形成完整的项目,而沟通就是将这些任务无缝衔接在一起的重要枢纽。

1. 团队沟通会影响绩效吗?

毫无疑问,沟通是职能团队运作流畅的关键因素,可以在团队绩效中发挥重要作用。许多研究表明, 团队沟通与绩效之间存在相关性 。例如,根据Hassall的研究,沟通对绩效的影响取决于手头的任务类型。在这项研究中,研究人员为团队创建了不同类型的任务,然后观察了沟通在成功完成这些任务中的重要性:

“与生产任务相比,沟通对绩效的影响更强……虽然团队需要为完成任务进行沟通,但此任务的关键条件是在可用的时间段内尽可能多地折纸。因此,沟通不是团队完成任务的方法,那些亲手折纸的团队成员才是。”

——Stacey Hassall

这些研究似乎合乎逻辑,但它们不一定是准确的。这些研究表明, 沟通并不一定能完全决定绩效 。作为管理者,需要注意在团队沟通时不要过度概括和简化。

此外,各种研究报告中都提到, 当一个团队中涉及多个不同部门时,团队沟通会对绩效变得很重要 。Hassall的研究结果也为此提供了理论支持,证实了这一点。

2. 团队沟通会影响团队凝聚力吗?

凝聚力是高绩效团队中常见的特征。 凝聚力高的团队通常在实现目标方面能更加合作和有效率。有迹象表明,沟通确实有助于组建高绩效团队。但是,它不一定是团队信任发展的关键驱动因素。

高效的团队沟通是否有助于建立信任,或者团队中建立的互相信任是否有助于简单有效的沟通,这并不是很明确。但清楚的是,当您将 互相信任 与 简单有效的团队沟通 相结合时,它有助于建立团队的凝聚力。

如何改善团队沟通

如果您的团队沟通不畅,该怎么办?我们为您提供了以下几种方案,虽然不能确保您的团队沟通能像巧克力一样顺滑,但至少能有所改善。因为每个团队的情况都有所不同,所以,它可能对一些团队有用,对其他团队没什么作用。

1. 确定统一的沟通方式

目前很多团队都是用微信群、qq、甚至是邮件做日常任务中的沟通,这种方式看似是最方便的,但也容易引发两个问题:

1. 频繁切换平台任务,容易漏掉重要信息;

2. 重要文件时间长了会被删掉,不易保存。

建议使用统一的沟通平台,不仅免去切换平台的繁琐,还可以避免聊天中的重要文件丢失。

2. 明确任务的安排

现在公司通常是用项目的方式进行管理,可能一个项目中会包含多个任务,而对于项目的管理却不到位,也许不是同一个项目的成员根本不知道你在做什么,这就导致你手里同时有3、4个项目一起进行,所以我们更建议您公开项目和任务,让团队里的人都能看到你在做什么。

在任务分配时,很多公司都是直接开个会就给每个人分配了安排,这种分工方式很可能会引发任务出错时找不到明确负责人、一个任务多人协作沟通不便、绩效考核难打分等一系列问题。

将任务分配落实到一个具体的形式,给每个任务分配负责人,确认好开始/截止时间,对任务有问题可以随时在任务中提出来,让大家能同步了解任务详情,很好地提升了工作效率。

而且明确任务负责人对于统计绩效也是一件好事,每个人了多少任务及完成效率一目了然,省去了做表格统计的时间。

3. 重要会议提前安排

对于不能通过信息沟通明确的问题,还是采取口头沟通的方式,对于重要任务的沟通最好以会议的形式确定下来,杜绝通过口头确认的方式确定一个任务信息,避免出现任务出错找不到负责人的情况。比如,在一起项目启动前可以约这个项目的主要成员开会,确定一下该项目的目标、流程梳理及注意事项。

会议尽量提前2-3天确认参会人员、各成员的时间安排、并做提前提醒,确保会议的有效性,避免同一个会议需要开两次。

4. 提供共享的信息平台

作为企业文化的一部分,为员工提供一个可以共享项目更新、新想法、问题和疑虑等的平台是种很好的方式。这将有助于团队保持经常联系,减少依赖电子邮件或正式会议的需要(这种方式更多地可能是浪费了时间,并不一定是有效的沟通工具)。

用公告的方式代替邮件,能节省很多时间成本,而且能更快地收集到反馈。而且一些公司还发现定期发布内部公告有助于让每个人都保持在同一页面上,集中于工作。

另外,可以建立团队内部共有的网盘或文件夹,所以需要共同使用的文件放在同一个网盘里,有利于团队成员查阅而且也能帮团队做内容的累计沉淀。

5. 多做些不经意的互动

在中午吃饭或饭后散步聊天时的时间并没有浪费。相反,它是在同事之间建立积极关系的投资,休闲聚会是同事们互相交流角色并建立融洽关系的机会。

当您的员工彼此了解和关心时,他们更有可能了解彼此的沟通方式,协同工作并分享诚实的反馈。这可以为您的团队的工作效率创造奇迹。

6. 尊重和鼓励好过斥责

当团队领导认可你的行为时,你可能会更频繁和积极的沟通。尊重员工的意愿,通过观察团队的成员,制定出一套合适的您团队沟通风格。可以在一个项目结束后举办庆功会,庆祝合作的成功,同时能增强团队凝聚力,有助于企业文化的构建。

当您专注于加强团队内部的沟通时,就可以提高生产力,提高士气,并建立更健康的办公室文化。这就是为什么将有效沟通作为公司优先考虑的重要性。

 

本文由 @高兔子 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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