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如何构建一套专属于自己的效率系统?

纸盒小卡车+++如何构建一套专属于自己的效率系统?+++2019-05-13+++http://www.woshipm.com/zhichang/2335294.html

在日常的工作、学习和生活中,我们总是避免不了效率问题,我们也总是希望能够学习和掌握一套高效方法,从而在任何方面都做到游刃有余。然而,世界上并不存在通用的高效生产力系统。

每一天,都只有24小时,不多不少。对于生活在地球上的所有人而言,大家拥有的唯一相同资源,可能就只有时间。因此,高效的时间管理这项技能才显得如此稀缺。

如果懂得如何规划自己的效率和工作,就会给你一种优势,让你变成时间管理行家。然而,并不是人人都有这种优势。高效地管理自己的时间,一点都不简单,一些人可能会借助于某种系统来管理自己的各项工作,而有些人可能根本不知道从何而起。

在这篇文章中,我将讨论如何打造并构建一套属于自己的效率系统,从而高效地管理自己的时间。

要实现这一目的,只需要按照以下五个步骤来执行:

  1. 先删除,再优化
  2. 构建你的效率系统
  3. 加入效率诀窍
  4. 找到真正要解决的问题
  5. 高效地授权

一、先删除,再优化

我自己储存的照片和视频录像,容量已经超过了300G。

自智能手机推广应用以来,我们可以随时随地拿着手机拍照,记录生活中的美好时刻。过去几年来,我拍摄了成百上千的照片和视频。不久之前,我把所有的图像和视频文件全部转移到了Dropbox云盘,同时还把它们全部备份在了一个移动硬盘中,以防万一。

整理照片的过程中,其实有一个比较棘手的问题。很多时候,对于同一处景象,我可能拍摄了若干张相同或相似的照片。所以,我不得不花时间挑选最满意的照片,然后再把其它的照片删掉。之后再单独新建一个文件夹,并把这些整理好的照片放进去,再按年份归类整理所有的文件夹。

通常情况下,我都是直接在Dropbox云端中直接完成上述整理步骤的。这就意味着,我电脑和移动硬盘中的照片还是“老样子”,并没有同步更新。但每当从手机中转存新照片时,我又是直接把它们转存至电脑系统盘中的。

前不久,我去了日本和美国旅游。回家后,我想把相机里的所有照片转存出来并进行整理。

然而,问题马上就来了:应该把照片转存到哪里去?

Dropbox文件夹中的照片都是整理过的,所以并不是所有的照片都在Dropbox。之前所有的照片肯定都在电脑的硬盘上。至于移动硬盘,我也不太确定到底有哪些版本的照片。

所以我决定,我必须要行动起来,一次性把所有的照片都进行同步整理和归类。

而整理的第一步,我选择先删照片。实际上,那300G的照片和视频,大多都是重复的,或者拍摄效果不好。所以,实际有用的照片也许只有100G。然后从中再删掉一些不重要的照片,应该可以做到只剩40G至60G左右的照片。

于是,我大胆地把所有文件夹的照片都导入了一个相同的文件夹,就开始准备删掉所有的重复文件。在这个过程中,我也借助了一个软件,从而让软件帮我自动删除相关文件。

此外,我还运用了一个高效时间管理法则——二八定律,来快速地完成这个动作:其中20%的照片和视频,是否占据了80%的存储空间?

这个答案,非常明显。许多重复拍摄的视频片段占了大部分存储空间,所以不到五分钟的时间后,所有的文件就只剩下200G了。

然后,我就必须地手动挑选希望留下的照片。注意,这里是选择留下的照片,而不是选择删掉的照片。

之所以这样做,是因为我之前在日本整理收纳达人麻理惠(Marie Kondo)著作的《怦然心动的人生整理魔法》(The Life-Changing Magic of Tidying Up )一书中,阅读到的这样一句话:

重要的,不是要丢弃什么,而是要保留什么。

当你只保留你喜欢的东西,你会爱上每一张照片的。

现在,每天花上我都会找十分钟的时间,浏览这个文件夹,并挑选出我想保留的文件。我想,应该用不了几周,就可以完成这个任务。这里就涉及到第二步——借助某个效率系统。

这样做有什么好处?对于手上所有的东西,直接开始优化整理,实际上是一个经典的新手错误。

如果你想对你的日常工作进行优化,你应该把所有的任务写在一张纸上。然后,花几分钟进行思考。对于每一项任务,都要问自己这样一个问题:这项任务能不能帮你实现目标?

只要是不能帮你实现目标的任务,统统删掉。先删掉,再优化。

二、构建你的效率系统

一旦把不重要的东西删掉过后,就只剩下可以帮你实现目标的任务了。接下来,就应该构建一套属于自己的效率系统,从而按重要性对各项任务进行排序,并依此完成。

不过,首先要注意的是,世界上并没有完美的效率系统。你应该根据自己的需求和工作习惯方式,构建一套属于自己的效率系统。

你可以借助现有的各种效率系统,然后从去其糟粕,取其精华,从而为自己量身定制一套属于自己的效率系统。

一旦把这套系统的“大脑”构建完毕,也就是说形成这套系统的主要框架后,你就可以再深一步,通过效率诀窍对组成这个系统的各个部分进行因地制宜的优化。

为了帮助你构建自己的效率系统,以下有7种常用的效率系统可以供你参考:

  1. 待办事项清单(To-Do List):这是最简单的一种效率系统,也是其它多种效率框架的基础。细分而言,它还可以分为多种类型,包括“必做事项清单”或者著名的“艾维·李方法”(Ivy Lee Mothod,即每晚入睡前按重要性依次写下明天要做的最多六项任务,第一项任务没完成绝对不做第二项任务)。
  2. 7个习惯:这套效率系统基于史蒂芬·柯维(Steven Covey)著作的《成功人士的7个习惯》一书而来,主要是关于思考我们将如何改变工作和生活方式,你也可以通过这篇文章详细了解这套生产力系统。
  3. 把事情做完(Getting Things Done,GTD):这套效率系统是基于戴维·艾伦著作的《搞定:无压工作的艺术》一书而来。如果你想了解这套效率系统的工作原理,你可以参考这篇文章。
  4. 轻松搞定(Zen to Done,ZTD):这套效率系统是基于效率专家莱奥·巴波塔(Leo Babauta)著作的《轻松搞定ZTD:终极简单的效率系统》一书而来。ZTD是基于GTD而形成的,但其关注的是行为习惯,而不是这个效率系统本身。
  5. 看板(Kanban):“看板”来源于日语词汇。它是一套视觉效率系统,通过敏捷项目开发框架普及开来,特别适合团队协作。如果你想了解这套效率系统的工作原理,你可以参考这篇文章。
  6. 坚持到底(Don’t Break the Chain):这套方法是美国著名单人脱口秀喜剧演员杰瑞·宋飞(Jerry Seinfeld)提出的,是非常简单的效率系统之一。
  7. 番茄工作法(The Pomodoro Technique):这套效率系统源自弗朗切斯科·齐立罗(Francesco Cirillo)著作的《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》一书而来。这套系统的工作原理是把番茄时间设为25分钟,中途专注工作,不允许做任何其它无关的事情,直到番茄时钟响起

花一点时间了解上述7种效率系统,特别是其工作原理。接着,你的主要任务就是取其精华,然后形成自己的一套系统。至于什么是精华,这个问题因人而异,必须由你自己去决定。

不过,你仍然可以参考以下高效效率系统的6个主要特征:

  1. 简单易学:如果这套系统你研究了一个小时还没上手的,那就不太适合。
  2. 设置简便:设置自己的这套系统,应该只需要花几分钟,而不是多少个小时。
  3. 无需过多维护:这套系统可以协助你高效工作,同时使用这套系统只会占用你很少的时间。
  4. 适应你的工作方式:好的效率系统,可以支持你的工作习惯和方式,而不是让你去配合这套系统。
  5. 适应能力强:它还应该可以根据不同使用人的不同工作方式,进行适当性调整。比如,可以根据自己的需求爱好,添加不同的效率诀窍。
  6. 协作简便:这套系统应该可以兼容多人甚至上千人同时使用。

三、加入效率诀窍

构建自己的效率系统后,你就可以开始考虑更深层次的东西,并在系统中加入一些效率诀窍和规则。你可以将这套效率系统设想为电脑或手机系统,而效率诀窍就可以理解为电脑系统中的软件或者手机系统中的App应用。

效率诀窍应该充分利用你的操作系统,从而让你的工作体验更加友好。

以下这九个效率诀窍,是我自己喜欢的,希望对你有所启发。你也可以根据自己的习惯和需求,找到适合你的效率诀窍。

  1. 两分钟法则:如果你能够在两分钟内完成某件事情,那自己就立即做。不要让别人去做,也不要在待办事项清单上写下这项任务,因为你做这些事情所耗费的时间,都有可能不止两分钟。然而,如果两分钟内无法完成的事,你就应该开始做。你可以把它设置成你的待办事项(并把它切分为若干项子任务),然后通过你做一系列两分钟内能完成的事情而得到的动力,依次完成这些子任务。
  2. 番茄工作法:这个技巧也可以用作效率诀窍,但前提是只在一天中的某个时段使用。我自己是每天早上使用这项诀窍,首先要花两小节番茄工作时间段专注写作,然后再做其他的事情。如果运用正确合理的话,这将是一项非常高效的时间管理诀窍。
  3. 飞行模式:在专注某项工作时,开启手机的飞行模式。此外,你还可以给自己设定一些自动化规则。比如,每天早上九点至十一点自动开启手机的飞行模式。
  4. 关闭所有推送通知:关闭手机、平板电脑以及电脑的所有推送通知。
  5. 二八定律:在前文的照片整理任务重,我已经使用了这项诀窍。值得注意的是,永远要关注能够带来80%结果的那20%。
  6. 诱惑捆绑(Temptation Bundling):如果遇到不太感兴趣的任务,你可以尝试将它与你喜欢的任务进行捆绑。比如,当你给客户发说明邮件时,你可以打开播放器,收听自己喜欢的音乐。
  7. 批处理(Batching):顾名思义,批处理就是把同类型的任务进行批量处理,从而你可以保证用同样的心态高效完成任务,并且不破坏你的工作流,比如给不同的人发邮件或打电话,或者处理相关的数字表格等。
  8. 帕金森定律( Parkinson’s Law):主动“减少”自己的空余时间,从而逼迫自己更快速地完成某项任务。
  9. 选择在周末计划自己的工作:在每周星期天的时候规划自己下一周的工作,可以把接下来要做的事情写在邮件里,并把这封邮件发给自己,这样它就可以每天提醒你执行相关工作。

四、找到真正要解决的问题

下一步,就涉及到真正的高效时间管理,即找到自己真正要解决的问题。即便删掉了不能帮你达成目标的任务,你仍然还有许多要完成的任务。但这些任务的权重并不是相同的。

你必须要根据任务的重要性和紧急性来进行评估,从而找到既重要又紧急的任务,这些任务就是我所谓的“真正要解决的任务”。

找到真正要解决的任务,你可以借助艾森豪威尔矩阵,把所有的任务都列在下图中的四个象限内。

艾森豪威尔矩阵的优点在于,它可以适用于宏观的效率方案。比如,我这一周应该怎么做?当然,它同时也适用于日常的细小任务。比如,我今天应该做什么?

紧急又重要的任务,你必须要积极主动地去对待,同时它们还可以助你实现长期的远大目标任务。比如:

  • 上司发送给你的有关你所负责项目的邮件;
  • 打电话给大客户,从而拿下一笔销售订单;
  • 写一篇文章,并且在网络上发表。

同时,紧急但不重要的事情,也会对你的目标实现产生影响,但这些事情基本都是整个过程的一小部分。

每天早上(甚至前一天晚上),你可以借助艾森豪威尔矩阵,让自己意识到哪些任务对你实现目标起重要作用,哪些任务的影响力又比较小,从而找到自己接下来这一天的工作重点。

五、高效地授权

这一步,是构建自己的效率系统中最难的一步,即如何高效地授权。

如果授权不当的话,你可能会因此特别沮丧,不仅工作完成质量不高,还有可能根本无法按时完成相关任务。在过去的自身经验中,我总结了如下5个高效授权的方法,希望对你有用:

  • 授权给对的人:要确保被授权对象拥有必要的技能和能力。
  • 提供清晰的指导:按步骤写下被授权任务的指导说明,要做到尽可能详尽。对于某些任务,比如数据输入,我通常还会借助Recordit这个软件,亲身示范并录屏给被授权对象以供参考。
  • 明确结果:你对被授权任务的期待和要求,要尽可能详尽地告知被授权对象。比如,成功完成这项任务的考核标准是什么?这项任务的截止完成时间是什么时候?
  • 主动澄清确认:在被授权对象阅读或浏览相关指导说明后,主动问他们,是否有不明白的内容,并且在必要的情况下更详尽地解释(如果必要的话,还可以重写指导说明)。
  • 反向再次确认:最后一步,则必须要求被授权对象重述相关期待和要求,让他们通过理解并用自己的话重述这项任务是什么,从而确保他们充分理解了这项被授权任务。如果他们理解不正确的,则需要你再次解释或说明。

 

原标题:How to Build Your Own Productivity System

作者:Dan Silvestre

原文链接:https://medium.com/swlh/how-to-build-your-own-productivity-system-445a51b89c12

译者:井岛俊一

来源:https://36kr.com/p/5200596

本文由 @36氪 授权发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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